GUÍA DE APRENDIZAJE N° 5
ECONOMÍA PRÁCTICA
La matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo
PROPÓSITO
Valorar la importancia de una adecuada administración del tiempo como recurso ligado a las actividades económicas del ser humano y de las empresas.
Definición
La matriz Eisenhower es una técnica que se utiliza
para priorizar tareas, es decir, para determinar qué tareas deben
realizarse primero. El procedimiento utiliza dos variables: importancia y urgencia.
Debe su nombre a Dwight D. Eisenhower, presidente
número 34 de los Estados Unidos de América, a él se le atribuye la capacidad de
realizar sus encomiendas en el momento oportuno, es decir, tenía una excelente
capacidad para administrar su tiempo.
Las tareas pendientes en el día a día generan mucho estrés
en la vida laboral, muchas personas tienen la sensación de que todo es
urgente y, también, importante, pero ¿realmente lo es?
“Las decisiones urgentes pocas veces resultan ser
importantes” es una frase que se le atribuye a Dwight D. Eisenhower.
En 1989, Stepehn Covey publicó su “Los siete hábitos
de la gente altamente efectiva”, desde entonces se han vendido millones de
copias. “Primero lo primero” es el nombre que Covey dio al tercer hábito
que propone, es decir, hay que priorizar tareas.
Covey propone una matriz que considera la urgencia en el eje
horizontal y la importancia en el eje vertical y, le llamó Matriz de la
administración del tiempo. La premisa consiste en concentrarse en las
tareas importantes, dedicar nuestro tiempo a aquellas tareas que son
verdaderamente importantes.
- Cuadrante IV. Tareas que no son importantes y tampoco urgentes. Lo mejor es olvidarlas o eliminarlas de la lista de pendientes. Descártalas o elimínalas de tu lista de pendientes o, alternativamente, las podemos archivar.
- Cuadrante III. Tareas que son urgentes, pero no son importantes. La recomendación es delegarlas, es decir, que alguien más las realice. Otra alternativa, es dedicarles algún esfuerzo para algún tiempo posterior.
- Cuadrante II. Tareas que son importantes, pero no son urgentes. En este caso, tenemos que programar las tareas en el tiempo, o sea, establecer metas y fechas. Siempre debemos tener en mente que estas tareas son las más importantes y, por lo tanto, es posible que sean las que más valor crean dentro de una empresa, representan las decisiones estratégicas, aquellas de largo plazo. No existen fechas de cumplimiento o, son muy lejanas o, somos nosotros mismos quienes las podemos establecer, esto quiere decir que debemos planificarlas.
- Cuadrante I. Tareas que son importantes y urgentes. Son las tareas que debemos realizar de inmediato. Es posible que sean las tareas cuya fecha de cumplimiento está muy próxima. Sin embargo, no son tan importantes como las del cuadrante II, pues representan las tareas operativas, aquellas de corto plazo.
Siempre es mejor dedicar tiempo a las tareas importantes antes de que
se vuelvan urgentes, otra razón para enfocar los esfuerzos en el
cuadrante II.
La matriz de administración del tiempo puede ser de gran
ayuda para personas que se sienten abrumadas por la gran cantidad de tareas
pendientes. Es un procedimiento que elimina el trabajo superficial, aquel que tiene
poca trascendencia.
Es comúnmente aceptado que las actividades estratégicas
añaden más valor a las empresas, entonces, por qué no habríamos de dedicar más
tiempo a estas actividades, de hacerlo estaremos potenciando la creación de
valor de la empresa. La técnica es de gran ayuda para incrementar la
productividad.
1. Tomando como ejemplo la matriz de Eisenhower que aparece en el texto, elaboren una propia con actividades reales de su vida diaria aplicando los conocimientos adquiridos.
2. Respondan. ¿ Por qué es importante para una persona administrar adecuadamente el tiempo?
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